Gerade am Anfang der Selbstständigkeit oder eines neuen Projektes gibt es vieles zu beachten und zu erledigen. Die To dos häufen sich und man fragt sich “Was soll ich eigentlich zuerst machen?!”. Und genau dann wird es wichtig, die To do´s gut zu strukturieren, Prioritäten festzulegen und sich zu überlegen, was in welcher Dringlichkeit zu erledigen ist.
Heute möchten wir 3 Schritte mit euch teilen, wie ihr einer strukturieren To do Liste näher kommt und endlich eure Prioritäten richtig setzt.
1. Schritt: Komprimiere deine To do Liste
Das Wichtigste ist, immer sein großes Ziel, seine große Vision, im Blick zu haben.
Welche Aufgaben bringen dich wirklich deinem großen Ziel der Selbstständigkeit oder der Realisierung eines neuen Projektes näher? Was musst du tun, um dieses Ziel endlich zu erreichen?
Komprimiere anhand dieser Fragen deine ewig lange To do Liste zu einer kleineren Liste, um dann mit dem nächsten Schritt fortzufahren.
2. Schritt: Berücksichtige den tatsächlichen Wert der Aufgabe
Du hast erstmal eine – noch immer – lange Liste an To do´s vor dir liegen und fragst dich, mit was du anfangen sollst?! Überlege dir den tatsächlichen Wert der Aufgabe.
Auch hier gilt es wieder das Ziel im Blick zu haben UND sich zu überlegen, was dir am Ende auch Umsatz bringt.
Das bedeutet, dass du zum Beispiel der Ausarbeitung deines Angebotes mehr Bedeutung zuschreibst, als der Gestaltung deines Logos. Denn dein Logo entscheidet am Ende nicht darüber, ob du Kunden gewinnst, oder nicht. 😉
3. Schritt: Gehe nach dem Eisenhower-Prinzip vor!
Eine wichtige und weitverbreitete Technik aus dem Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Hier gehst du wie folgt vor:
Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Durch die Einteilung in vier Kategorien wird es einfacher zu entscheiden, womit man anfängt. Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Parametern:
- Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie dich deinem Ziel näher bringt. Eine Aufgabe, die dich keinem deiner Ziele näher bringt, gilt als unwichtig.
- Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann du die Aufgabe erledigst, ist die Aufgabe nicht dringlich.
Anhand dieser beiden Faktoren, die auf einer horizontalen und einer vertikalen Achse aufgetragen werden, kann man Aufgaben in vier Quadranten einteilen:
Wenn du so deine To do´s gegliedert hast, gehst du wie folgt vor:
• Wichtig & dringlich – Sofort selbst erledigen
• Wichtig aber nicht dringlich – Exakt terminieren und selbst erledigen
• Nicht wichtig aber dringlich – Wenn möglich, delegieren
• Weder wichtig noch dringlich – Nicht bearbeiten
Zum Abschluss möchten wir noch 2 Fehler mit euch teilen, die oftmals begangen werden!
1. Fehler: Man nimmt sich zu wenig Zeit für die Planung der Prioritäten
Plane dir wirklich mal mehrere Stunden dafür ein, deine ganzen To do´s zu planen, strukturieren und priorisieren. Denn wenn du einmal alles richtig gut geplant hast, kann fast nichts mehr schief gehen!
Eine gute Planung ist hier das A und O – sollte dich aber nicht davon abhalten, ins Machen zu kommen. 😉
2. Fehler: Sich nicht an die Priorisierung halten
Doch der allerbeste Plan hilft nichts, wenn man sich nicht daran hält. Wenn du dir also Zeit genommen hast und einen super Plan aufgestellt hast, dann halte dich auch daran.