5 Tipps für mehr Produktivität im Business-Alltag

In unserem Business-Alltag leben wir nach einem einfachen Prinzip:

Sei nicht beschäftigt. Sei produktiv! 

Leider wird es von vielen Firmenkulturen als positiv angesehen, möglichst viel zu arbeiten, Überstunden zu machen und vielleicht sogar am Wochenende für die Firma erreichbar zu sein. Das hat unserer Meinung nach nichts mit fleißig, sondern einfach mit ineffizient zu tun. 

Im heutigen Artikel teilen wir unsere 5 Tipps mit dir, wie auch du deinen Business-Alltag nicht nur produktiver, sondern auch erfolgreicher machen kannst. 

#1 Setze dir strategische Ziele und halte dich daran

Die Basis für dein produktives Arbeiten ist es herauszufinden wofür du deine Zeit überhaupt sinnvollerweise verwenden solltest. Helfen können dir dabei strategisch gesetzte Ziele. 

Strategische Ziele sind auf einen Zeitraum von mindestens einem Jahr festgelegt. Zunächst nimmst du dir das größte Ziel her und brichst es immer weiter herunter bis du ein konkretes To Do aus diesem Ziel erarbeitet hast, also:

Jahresziel > Quartalsziel (Jahresziel in vier Schritte unterteilt) > Monatsziel (erstes Quartalsziel in drei Schritte unterteilt) > Wochenziele (für erstes Monatsziel verschiedene Aufgaben herausgearbeitet)

Arbeitest du nach diesem Prinzip, kannst du sicherstellen, dass dich alles was du tust ein Stück näher zu deinen großen Zielen bringt. 

#2 Plane deine Woche im Voraus und setze Prioritäten

Nun kennst du die einzelnen Aufgaben deiner Wochenziele. Damit du nicht wahllos mit dem nächstbesten beginnst, empfiehlt es sich Prioritäten zu setzen: Welche Aufgaben davon sind wirklich am wichtigsten und bringen weitere Prozesse ins Rollen, die dich deinen großen Zielen näher bringen? 

Wir arbeiten in diesem Bereich gerne nach dem Eisenhower-Prinzip, das einzelne Aufgaben folgendermaßen kategorisieren lässt:

 

1. 1. Wichtig und dringlich = Sofort erledigen

1. 1. Wichtig, aber nicht dringlich = Exakt terminieren und zum geplanten Termin erledigen

1. 1. Nicht wichtig, aber dringlich = Wenn möglich delegieren, sonst nach Priorität 1 und 2 erledigen

1. 1. Nicht wichtig und nicht dringlich = Nicht erledigen und von To-Do-Liste streichen

Wir empfehlen dir, dieses Prinzip nicht täglich, sondern auf wöchentlicher Basis anzuwenden. Nimm dir entweder Freitagabend oder Montagmorgen maximal eine Stunde Zeit und plane die anstehende Woche. Trag dir wichtige Aufgaben und Deadlines am besten direkt in deinen Kalender ein. Jeden Tag über die anstehenden acht Stunden nachzudenken, raubt dir nur unnötig Zeit und Kreativität.

#3 Lerne Nein zu sagen 

Zum Setzen von Prioritäten gehört ebenfalls, dass du immer wieder Nein sagst. Und zwar genau dann, wenn eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt entweder nicht in deinen Zuständigkeitsbereich fallen oder nicht zu deinen Zielen passen. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig deine strategisch gesetzten Ziele im Blick zu behalten und täglich mit ihnen zu arbeiten. 

Wenn du dir mit dem “Nein” sagen schwer tust, du dich aber dennoch oft darüber ärgerst euphorisch zu neuen Projekten “Ja” gesagt zu haben, entwickle eine neue Routine bei dem Treffen von Entscheidungen. Viele Unternehmer raten dazu, Entscheidungen schnell zu treffen und nicht zu viel Zeit mit Grübeleien zu verbringen. Das sehen wir etwas anders. Wir halten dich dazu an, über deine Entscheidungen nachzudenken. Folgendes Prinzip hat sich bei uns bereits bewährt:

 

1. 1. Gib dir mindestens 24h (besser 48 oder gar 72h) Zeit, um eine Entscheidung zu treffen. Kommuniziere das auch an alle an dieser Entscheidung beteiligten Personen.

1. 1. Nutze diesen Zeitraum, um dich mit deinen bereits gesetzten Zielen zu befassen und ehrlich die Frage zu beantworten, ob dieses neue Projekt/diese neue Aufgabe wirklich dazu beiträgt, dass du deinen großen Zielen näher kommst, oder dich eher darin blockiert.

1. 1. Diskutiere die Entscheidung aus: Entweder mit einer anderen Person oder schriftlich für dich. Manchmal kommen hier Erkenntnisse heraus, die du durch reines Überlegen niemals hättest gewinnen können. 

1. Teile deine Entscheidung mit und begründe diese kurz und knapp, wenn du möchtest. Wichtig ist: Du musst dich für nichts rechtfertigen, also lass dich gar nicht erst auf Diskussionen dieser Art ein. 

#4 Eliminiere Ablenkungen während deiner Fokus Zeiten

Nachdem du nun deine Prioritäten gesetzt hast und nur noch an den Dingen arbeitest, die dich deinen großen Zielen näher bringen ist es umso wichtiger die dafür aufgewendete Zeit effizient zu nutzen. Eliminiere dafür alle Ablenkungen. Wirklich alle! 

Beliebte Ablenkungsmöglichkeiten sind:

 

• • Smartphone: Lass es nicht in Sichtweite liegen. Selbst das “Verstauen” hinter dem Computerbildschirm kann schon Wunder bewirken. Benachrichtigungen diverser Apps bleiben aus und nur Anrufe sind zugelassen, wenn du darauf nicht verzichten kannst. Am besten wäre es, wenn du auch diese in dieser Zeit nicht entgegennimmst.

• • Programme & Tabs: Schließe an deinem Computer alle Programme und Tabs, die nichts mit dem aktuellen Projekt zu tun haben. Benachrichtigungen sind komplett tabu. Schalte dazu am besten den Ton aus und deaktiviere alle Pop-Up-Fenster. 

• • Mitarbeiter bzw. Familienmitglieder: Je nachdem von wo aus und mit oder neben wem du arbeitest: Informiere diese Personen darüber, dass du in deinem Fokus Zeitraum fokussiert arbeitest und zu dieser Zeit nicht zur Verfügung stehst. 

• • Erledigungen: Wir kennen es alle: Nur mal schnell zur Post, nur eben einen Kaffee holen, nur kurz die Waschmaschine einschalten. Eigentlich sind das Aufgaben, die schnell erledigt werden können. In deiner Fokus Zeit sind sie dennoch tabu. Das hat den Grund, dass dich auch diese kleinen Aufgaben schnell aus dem kreativen Flow reißen und eine kleine Erledigung doch leicht zur nächsten führt. Schließe sie deshalb am besten komplett aus. 

#5 Delegiere

Auch wenn wir oft denken, ohne uns würde gar nichts funktionieren, ist es doch meistens nicht so. Entwickle deshalb ein System, das dich erkennen lässt, wann eine Aufgabe dringend deinen Handgriff benötigt oder in welchen Fällen das auch jemand anderes übernehmen könnte. Das bedeutet nicht, dass du direkt ein 20-köpfiges Team einstellen sollst, sondern lediglich, dass du weißt welche Aufgaben du auslagern kannst, wenn du die Möglichkeiten dazu hast. Solltest du dich dafür entscheiden, müssen das nicht immer feste Mitarbeiter sein. Auch Freelancer sind dafür eine großartige Möglichkeit. 

Diese Aufgaben lassen sich beispielsweise auslagern: 

 

• • Website-Erstellung und -Betreuung

• • Grafikdesign

• • Texten

• • Bearbeitung von Bildern, Videos, Audiodateien 

• • Content Planung und Erstellung

• • Buchhaltung 

• • Kundensupport 

• • Klassische Aufgaben einer Assistenz, wie: Präsentationserstellung, Reisebuchung, Terminvereinbarung, E-Mail-Betreuung, etc. 

Du hast all diese Tipps bereits ausprobiert, aber deine Zeit reicht trotzdem noch nicht aus für all die To Dos? In diesem Fall kann es sinnvoll sein, über einen Team-Zuwachs nachzudenken. Gerade beim ersten Mitarbeiter ist das eine unglaublich große Hürde, die es zu überwinden gilt. Aber es lohnt sich! Sei ehrlich zu dir und geh den nächsten Schritt, wenn es nötig ist, genieße die Auswirkungen, die diese Entscheidung auf deine eigene Zeit und auf dein Business haben kann.