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Tool-Tipps 2021: Deine digitale Assistenz im Business

Wir freuen uns darauf, dir die treuesten Mitarbeiter in unseren ersten Unternehmensjahren vorzustellen: Unsere Lieblings Tools, auch “Digitale Assistenz” genannt. Deine digitale Assistenz sorgt dafür, dass dein Business läuft – auch wenn du nicht jeden Schritt selbst machst. 

In den letzten Jahren haben wir zahlreiche Tools getestet und unsere Lieblinge auserkoren. Diese möchten wir dir heute vorstellen.

Unser Lieblings Tool für Projektmanagement: Trello

Warum wir es lieben: Ein Projektmanagement Tool empfehlen wir jedem Unternehmer – ganz egal ob er oder sie allein oder im Team arbeitet. Sobald ein Team hinter einem Unternehmen steht, ist es unserer Meinung nach aber absolut unverzichtbar. Trello gibt uns einen Überblick über aktuelle Projekte mit allen wichtigen Materialien (oder Links zu diesen) und sagt uns genau, wann die nächste Deadline fällig ist. Benachrichtigungen erhalten wir ein paar Tage vor Ablauf der Deadline per E-Mail. Seitdem wir dieses Tool gewissenhaft nutzen, entgeht uns im Business nichts mehr.

Was wir damit organisieren: Ziele, Projektübersicht, To Dos, Eventorganisation, Speaker-Kartei, Bewerber-Management, Content Planung 

Kosten: Wir nutzen inzwischen die Trello Business Class, für die wir rund 10€ pro Monat zahlen. Das nächstkleinere Paket ist Trello Gold für 5€ pro Monat. Über Jahre hinweg haben wir aber auch die kostenfreie Variante genutzt, die unserer Meinung nach für den Beginn vollkommen ausreicht.

Alternativen zu Trello: z.B. Asana, Monday, awork

Unser Lieblings Tool für Social Media: Facebook Creator Studio

Warum wir es lieben: Wir sind große Fans vom Vorausplanen und von Fokusarbeit. Umso wichtiger war es für uns, ein Tool zu finden, in dem wir unsere geplanten Social Media Posts für unsere Kanäle Instagram und Facebook nicht nur sammeln, sondern auch direkt vorausplanen können. Mit dem Creator Studio kannst du genau das machen. In der Beitragserstellung kannst du außerdem Hashtag-Recherche betreiben und die Posts mit all den Absätzen, die du in der Caption haben möchtest, einplanen. Wenn du einen Beitrag fertiggestellt hast, gibst du nur noch den Zeitpunkt an, wann dieser veröffentlicht werden soll und schon ist alles erledigt. 

Was wir damit organisieren: Instagram Beiträge und Facebook Beiträge

Kosten: Kostenlos

Alternativen zum Creator Studio (allerdings mit weniger Funktionen und von einem externen Anbieter): Planoly, Later 

Unser Lieblings Tool für Organisation und Zeitmanagement: Google Kalender

Warum wir es lieben: Wir arbeiten beide parallel zu Blossy an verschiedenen Projekten. Umso wichtiger ist es, einen Überblick über alles zu bekommen. Termine tragen wir deshalb immer direkt in unseren digitalen Kalender ein und kategorisieren diese farblich nach den entsprechenden Projekten. Wichtige Aufgaben mit Deadline tragen wir uns als Zeitblöcke ein und umgehen damit das Risiko, uns mehr vorzunehmen als wir leisten können. Außerdem ist unser Google Kalender die perfekte Basis für unser Lieblings Tool zur Terminplanung (dazu im nächsten Abschnitt mehr).

Was wir damit organisieren: Interne und externe Termine, Fokus Zeiten für Prioritäten, Arbeitszeiten und damit verbunden die Work-Life-Balance

Kosten: Kostenlos

Alternativen zum Google Kalender: z.B. iCalendar, Microsoft Outlook Kalender

Unser Lieblings Tool für die Terminplanung: Calendly

Warum wir es lieben: Calendly ist das Tool, durch welches wir auf den Begriff “Digitale Assistenz” überhaupt gekommen sind. Dieses Tool ermöglicht es unseren Kunden und Geschäftspartnern über eine simple Software, die mit unserem Google Kalender verknüpft ist, Termine zu vereinbaren. Das Tool fragt dabei von uns voreingestellte benötigte Informationen ab und verschickt am Ende eine Bestätigungsmail an den Gesprächspartner und uns, zusammen mit allen Informationen und dem Zoom-Link zum Meeting. Wir müssen diese Zusammenfassung nur noch durchlesen und zum Termin erscheinen. 

Was wir damit organisieren: Externe Termine

Kosten: 10€/Monat – Es gibt auch eine kostenfreie Version, die allerdings deutlich weniger Funktionen hat. Wir empfehlen daher, in die kostenpflichtige Version zu investieren.

Alternativen zu Calendly: z.B. You can book me

Unser Lieblings Tool für die Buchhaltung: Lexoffice 

Warum wir es lieben: Lexoffice ist sehr übersichtlich und in der Bedienung unglaublich intuitiv. Wir haben mit diesem Tool einen Ort, an dem wir über all unsere Einnahmen und Ausgaben eine Übersicht haben, alle Rechnungen und Belege abgelegt sind und aus dem wir mit wenigen Klicks Umsatzsteuervoranmeldungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen für die Abgabe vorbereiten können. 

Was wir damit organisieren: Buchhaltung, Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Kosten: Wir nutzen das mittlere Paket für rund 20€/Monat. Das nächsthöhere Paket wird sinnvoll, wenn du Lohnabrechnungen anfertigen musst. Es gibt auch ein günstigeres Paket – wir würden das mittlere aber jedem Unternehmen dringend empfehlen. Du machst dir damit einiges leichter!

Alternativen zu Lexoffice: z.B. sevDesk

Pro-Tipp: Make ‘em talk: Zapier 

Warum wir es lieben: Am effizientesten funktioniert deine digitale Assistenz natürlich dann, wenn alle Tools miteinander reden. Während einige Tools direkte Schnittstellen zu anderen haben, ist das nicht für alle der Fall. Zapier unterstützt genau damit: Es stellt mit ein paar einfachen Klicks Verknüpfungen zwischen Tools her, die eigentlich keine haben. Ein echter Gamechanger! 

Was wir damit organisieren: Verknüpfung von Tools, die eigentlich keine Schnittstelle haben (z.B. Elopage und Lexoffice). 

Kosten: Wir nutzen die kostenfreie Variante. Je nachdem wie viele Verknüpfungen du haben möchtest oder welche Tools du verknüpfen möchtest, kann die kostenpflichtige Version für dich notwendig sein. Diese gibt es ab rund 17€/Monat (bei Abschluss eines Jahresabos). 

Alternativen zu Zapier: Hier sind uns keine bekannt. Wenn du eine Alternative kennst, dann schreib sie gern in die Kommentare und wir ergänzen diesen Artikel. 

Organisation ist etwas, was wir mit jeder Neugründerin ganz am Anfang durchgehen. Es ist die Basis dafür, dass du einen strukturierten Arbeitsalltag entwickeln und dein Business voranbringen kannst. 

Das ist aber natürlich nur ein Teil davon. Wenn du wissen möchtest, welche 5 Bestandteile für dein solides Business-Fundament notwendig sind, dann hol dir jetzt unseren kostenfreien Start-up Guide. Hier kommst du direkt dorthin:

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