Als wir Blossy Event im Januar 2019 starteten, arbeiteten wir beide in Vollzeit im Angestelltenverhältnis und betrieben Blossy lediglich nebenbei als “Side Business”. Neben je einem weiteren Side Business. Wir müssen wohl nicht weiter darauf eingehen, was es uns abverlangt hat, uns trotzdem Stunde für Stunde, Woche für Woche neben zahlreichen anderen To Dos und einem Privatleben, an den Schreibtisch zu setzen und an dem Aufbau eines weiteren Business zu arbeiten.
Wir glaubten an Blossy und wir glaubten an uns. Diese positiven Gedanken spornten uns an. Darum soll es heute aber nicht gehen und – ganz ehrlich – positive Gedanken allein werden nicht ausreichen, wenn du vor einem Launch die vierte Nachtschicht in Folge einlegst und am nächsten Tag wieder im Büro von einem mehr oder minder akzeptablen Hauptjob sitzen musst.
Nein, heute geht es um die kleinen Helferlein, die uns unterstützt haben, als wir uns Mitarbeiter hinten und vorne nicht hätten leisten können: Die Erfolgstools. Unsere sieben Favoriten stellen wir euch in diesem Beitrag vor.
1. Projektmanagement: Trello
Von verschiedenen Orten aus im Team zu arbeiten war für uns zu Beginn noch absolutes Neuland. Selbstverständlich war uns schnell klar, dass wir Projekte und Deadlines doch besser nicht über WhatsApp-Sprachnachrichten klären, sondern dafür ein übersichtliches Tool nutzen sollten. Schnell einigten wir uns auf Trello und nutzen es bis heute.
Dafür nutzen wir Trello: Allgemeine To-Do-Liste, Projektplanung (z.B. Online Kurs), Eventplanung, Speaker-Kartei, Content Planung
2. Zeitmanagement: Google Kalender
Das Tool ist insbesondere ein Lieblingstool von Rebecca. Sie nutzt hierfür das “Calendar Blocking” System. Der Vorteil dieses Systems ist, dass es nahezu ausgeschlossen ist, sich für einen Tag zu viel vorzunehmen, sofern man grob einschätzen kann, wie viel Zeit für die jeweiligen To Dos benötigt wird. Du interessierst dich für “Calendar Blocking”? Für den Start können wir das Video von Amy Landino “Get more Done with Calendar Blocking” empfehlen (englisch).
Dafür nutzen wir den Google Kalender: Terminplanung über mehrere Projekte hinweg, tägliches Zeitmanagement
3. Cloud-Speicher: Google Drive
Arbeitet man an zwei unterschiedlichen Orten mit den gleichen Dokumenten, kommt man um eine praktische Cloud-Lösung nicht herum. Anfänglich nutzten wir für das Versenden unsere Dokumente noch E-Mail oder WeTransfer, das stellte sich aber schnell als wenig praktikabel heraus. Über unseren geteilten Ordner in der Google Drive können wir Änderungen an einigen Dokumenten in Echtzeit mitverfolgen und wichtige Infos an einem zentralen Ort sammeln – auch wenn wir selbst nicht im selben Büro sitzen.
Dafür nutzen wir die Google Drive: Teilen von gemeinsamen Dokumenten, Zusammenarbeit mit Freelancern
4. Instagram-Planung: Planoly
Während wir Trello als Content Planungstool für Blog und Newsletter verwenden, kommt Planoly für Instagram zum Einsatz. Der Vorteil dabei: Es kann nicht nur der Feed geplant werden (wie beispielsweise bei Tools wie “UNUM”), sondern auch Texte können direkt hinzugefügt und der Post kann für das automatische Posten eingerichtet werden. So ist es uns möglich, mehrere Wochen Instagram-Content vorauszuplanen und zur Veröffentlichung unserer Beiträge nicht mehr selbst aktiv werden zu müssen.
Dafür nutzen wir Planoly: Feed-Planung, Instagram-Post-Planung, automatisches Posten
5. Grafik: Canva
Als wir zum ersten Mal von Canva gehört haben, waren wir sofort begeistert. Wir haben beide zuvor nie mit umfangreicheren Grafikprogrammen beispielsweise aus der Adobe Creative Suite gearbeitet und waren dankbar dafür, uns nicht viele Tage mit der Einarbeitung in ein anspruchsvolles System beschäftigen zu müssen. Mit Canva erstellen wir seit inzwischen einigen Jahren alle Grafikmaterialien, die wir benötigen und lieben es!
Dafür nutzen wir Canva: Grafiken für Social Media, Header für Blog und Newsletter, Kursunterlagen, Werbemittel, Eventmaterialien, u.ä.
6. Terminplanung: Calendly
Seitdem wir im Mai 2020 unsere Blossy Mentorings herausgebracht haben, haben wir neben unseren eigenen Meetings weitere Termine, an denen nicht nur wir selbst, sondern auch dritte Personen teilnehmen. Während wir lange Zeit per E-Mail Termine abgestimmt haben, haben wir uns schließlich dazu entschlossen, auch unsere Terminplanung zu automatisieren und mit unserem Google-Kalender zu verknüpfen. Calendly ist seither die erste offizielle Assistenz, die wir im Blossy-Team begrüßen durften.
Dafür nutzen wir Calendly: Terminplanung mit Kunden, Terminplanung mit Geschäftspartnern
7. Buchhaltung: Lexoffice
Mal ehrlich: Organisierst du deine Buchhaltung noch mit Excel und hast jedes Jahr aufs Neue die Mühe, deine Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt vorzubereiten? So ging es uns am Anfang, insbesondere mit unseren eigenen Unternehmen, auch. Als wir Lexoffice als Buchhaltungstool entdeckt haben, waren wir sofort begeistert. Jedem, der noch kein Tool für seine Finanzen hat, empfehlen wir, diesen Zustand sofort zu ändern.
Dafür nutzen wir Lexoffice: Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben, Vorbereitung der Steuererklärung
Keines dieser Tools würden wir heute missen wollen. Verrate uns doch gerne mal in den Kommentaren oder unter unserem letzten Instagram-Bild: Auf welches Tool möchtest du beim Aufbau deiner Selbstständigkeit nicht mehr verzichten?
